Project (စီမံကိန်း) ဆိုတာက တိကျသေချာတဲ့ ရည်မှန်းချက်တစ်ခုကို ပြီးမြောက်အောင်မြင်ဖို့အတွက် လုပ်ဆောင်ရတဲ့ အစီအစဥ်တစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။
Management (စီမံခန့်ခွဲခြင်း)ဆိုတာက ပြဿနာနဲ့ လိုအပ်ချက်တွေကို နားလည်ပြီး လိုအပ်တဲ့ အရင်းအမြစ်တွေဖြစ်တဲ့ ကုန်ကျစရိတ်၊ အချိန်၊ နယ်ပယ် စတာတွေကို ဆီလျော်ထိရောက်အောင် ထိန်းချုပ်နိုင်တဲ့ နည်းပညာတစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။
Project Management (ပရောဂျက် စီမံခန့်ခွဲမှု) ဆိုတာက ပရောဂျက်တစ်ခုရဲ့ လိုအပ်ချက်တွေနဲ့ မျှော်မှန်းချက်တွေကို ပြည့်မီစေဖို့အတွက် အသိပညာ၊ ကျွမ်းကျင်မှု၊ toolsတွေနဲ့ နည်းစနစ်တွေကို အဲဒီပရောဂျက်ရဲ့ လုပ်ငန်းဆောင်တာတွေမှာ အသုံးချခြင်း ဖြစ်ပါတယ်။
ပရောဂျက် စီမံခန့်ခွဲမှုက ဘာကြောင့်အရေးကြီးတာလဲ။
- အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုရဲ့ ပရောဂျက်တွေကို ထိထိရောက်ရောက် ကိုင်တွယ်နိုင်ဖို့။
- ပရောဂျက်မှာ လိုအပ်တဲ့ အရင်းအမြစ်တွေကို ချင့်ချိန်ပြီး စီစဥ်နိုင်ဖို့။
- ကုန်ကျစရိတ်တွေ ခန့်မှန်းတွက်ချက်ပြီး ပရောဂျက်ရဲ့ လုပ်ငန်းစဥ်တွေကို အစီအစဥ်ချနိုင်ဖို့။
- ကုန်ကျစရိတ်တွေ ခန့်မှန်းတွက်ချက်ပြီး အဆိုပြုလွှာ (Proposal) ရေးဖို့။
- မှန်ကန်တဲ့ အရင်းအမြစ်တွေကို မှန်ကန်တဲ့ အချိန်အတွက်နေရာချနိုင်ဖို့။
- စိန်ခေါ်မှုနဲ့ အားနည်းချက်တွေကို ချင့်ချိန်ပြီး အရန်အစီအစဥ်အတွက် (Backup plan) ကြိုတင်ပြင်ဆင်ထားနိုင်ဖို့။
- ပရောဂျက်အဖွဲ့ကို ဦးဆောင်ပြီး ကောင်းကောင်း ဆက်သွယ်နိုင်ဖို့ ဖြစ်ပါတယ်။
Project Management Plan တစ်ခု ဆိုတာဘာလဲ။
ပရောဂျက်အစီအစဥ် (project Plan) တစ်ခုဟာ လုပ်ငန်းတစ်ခု ဘယ်လို ပြီးမြောက်မယ်ဆိုတာကို ဆုံးဖြတ်နိုင်ပါတယ်။
Planning (အစီအစဥ်ရေးဆွဲခြင်း)က ပရောဂျက်တစ်ခု အောင်မြင်နိုင်ဖို့ သော့ချက် ဖြစ်ပါတယ်။ ပရောဂျက်တစ်ခုရဲ့ မတူညီတဲ့ ရှုထောင့်မျိုးစုံကနေ အစီအစဥ်အသေးစိတ်ကို တစ်ခုတည်းဖြစ်အောင် ပေါင်းစပ်ခြင်းဟာ ပရောဂျက် အစီအစဥ်ရေးဆွဲခြင်း ဖြစ်ပါတယ်။
Project Management Plan တစ်ခုရေးတော့မယ်ဆိုရင် မေးရမယ့်မေးခွန်းလေးတွေရှိပါတယ်။
- Why – ပရောဂျက်တစ်ခု စပြီးလုပ်တာက ဘာကြောင့်လဲ။
- What – အောင်မြင်မှု မှတ်ကျောက် (Milestone) တစ်ခုစီအတွက် စီမံခန့်ခွဲမှု သတ်မှတ်ချက်တွေက ဘာလဲ။
- Who – သက်ဆိုင်ရာ တာဝန်တွေယူပြီး ပရောဂျက်ကို ပြီးအောင်လုပ်မယ့်သူတွေက ဘယ်သူတွေလဲ။
- When – ပရောဂျက်ရဲ့ အချိန်ဇယားနဲ့ အဆင့်တွေ။
- How – ပရောဂျက် အစကနေ အဆုံးထိ အောင်အောင်မြင်မြင် ပြီးမြောက်နိုင်ဖို့ ဘယ်လို မျှော်မှန်းချက်တွေ ရှိရမလဲ။
- How much – ပရောဂျက်အတွက် လုံလောက်တဲ့ ကုန်ကျစရိတ်က ဘယ်လောက်လဲ။
အခုပြောခဲ့တဲ့ မေးခွန်းတွေအတွက် အဖြေရပြီဆိုရင်တော့ပရောဂျက် စီမံခန့်ခွဲမှုလုပ်ငန်းစဉ်ရဲ့ အဓိက အဆင့် (၅) ဆင့် ( five major phases of project management process) ကို ဆက်ပြီးပြောပြချင်ပါတယ်။
ပရောဂျက် စီမံခန့်ခွဲမှုလုပ်ငန်းစဉ်ရဲ့ အဓိက အဆင့် (၅) ဆင့် ( five major phases of project management process)
(1) Initiation (အစပြုခြင်း/စတင်ပြုလုပ်ခြင်း)
ပရောဂျက်စတင်ခြင်းအဆင့်က ပရောဂျက်တစ်ခုရဲ့အစဖြစ်ပါတယ်။ ပရောဂျက်တစ်ခု ဘာကြောင့်လိုအပ်သလဲ၊ ဖြစ်နိုင်ချေရှိ၊ မရှိ၊ နဲ့ ပရောဂျက်တစ်ခုပြီးမြောက်ဖို့ လိုအပ်တဲ့အရာတွေ စတဲ့ အဆင့်မြင့်မျှော်မှန်းချက်တွေကို ဆုံးဖြတ်ကြတာဖြစ်ပါတယ်။ ဒီအဆင့်ရဲ့ ရလဒ်တွေမှာဆိုရင်
🔼နောက်တစ်ဆင့်ကို ဆက်လက်သွားနိုင်ဖို့ ပါဝင်ဖို့လိုအပ်တဲ့ သက်ဆိုင်သူတွေရဲ့ သဘောတူညီချက်တွေ၊
🔼ပရောဂျက်လိုအပ်ချက်နဲ့ သက်ဆိုင်တဲ့ စာရွက်စာတမ်းတွေ၊
🔼စီမံကိန်းပြီးမြောက်ဖို့ လိုအပ်တဲ့ အချိန်နဲ့ အရင်းအမြစ်တွေကို အကြမ်းဖျဉ်း ခန့်မှန်းတွက်ချက်မှုတွေအပြင်
🔼သက်ဆိုင်သူတွေရဲ့ ကနဦးစာရင်းတွေ ပါဝင်ပါတယ်။
(2) Planning (အစီအစဥ်ရေးဆွဲခြင်း)
စီမံကိန်းအစီအစဉ်ရေးဆွဲခြင်းအဆင့်မှာဆိုရင် ပရောဂျက်မန်နေဂျာတွေက ပရောဂျက်နယ်ပယ်၊ သတ်မှတ်ချိန်နဲ့ အခက်အခဲ(Risks)တွေကို အသေးစိတ်ဖော်ပြကြပါတယ်။ ပြီးပြည့်စုံမှုနဲ့ တသမတ်တည်းရှိမှုတွေက အောင်မြင်တဲ့ ပရောဂျက်အစီအစဥ်တစ်ခုရဲ့ အဓိကအစိတ်အပိုင်းတွေ ဖြစ်ပါတယ်။
ဒီအဆင့်ရဲ့ ရလဒ်တွေမှာဆိုရင်
🔼အသေးစိတ်ကျတဲ့ ပရောဂျက်အစီအစဉ်တစ်ခု၊
🔼ပရောဂျက်အစီအစဉ်မရှိဘူးဆိုရင် ပရောဂျက်ဆက်သွယ်ရေးအစီအစဉ်တစ်ခု၊
🔼အခြေခံဘတ်ဂျက်စာရင်း၊ ပရောဂျက်အချိန်ဇယား၊
🔼တစ်ဦးချင်းပြီးမြောက်ရမယ့် ပရောဂျက်လုပ်ငန်းစဉ်တွေ၊
🔼နယ်ပယ်အလိုက် စာရွက်စာတမ်းတွေ၊ ပြင်ဆင်၊ မွမ်းမံထားတဲ့ သက်ဆိုင်သူတွေရဲ့ စာရင်းတွေ ပါရပါမယ်။
(3) Execution/ Implementation (အကောင်အထည်ဖော်ခြင်း)
ပရောဂျက်အကောင်အထည်ဖော်တဲ့ အဆင့်မှာဆိုရင် အတည်ပြုထားတဲ့ ပရောဂျက်စီမံခန့်ခွဲမှုအစီအစဥ်မှာ ရှင်းပြထားတဲ့အတိုင်း အလုပ်တွေပြီးမြောက်စေဖို့အတွက် သင့်တော်တဲ့ ပရောဂျက်ဆက်သွယ်ရေး နည်းလမ်းတွေကနေတဆင့် ပရောဂျက်အဖွဲ့၀င်တွေကို ပူးပေါင်းကူညီလမ်းညွှန်ပေးပါတယ်။
ဒါ့အပြင်၊ ဒီအဆင့်မှာက ပစ္စည်းတွေ၊ ဘတ်ဂျက်တွေလိုမျိုး ပရောဂျက်အရင်းအမြစ်တွေကို သင့်တော်သလို ခွဲဝေတာနဲ့ စီမံခန့်ခွဲတာတွေလည်း အကျုံးဝင်ပါတယ်။ ပရောဂျက်ရဲ့ လုပ်ငန်းဆောင်တာတွေကတော့ အကောင်အထည်ဖော်ခြင်း အဆင့်ရဲ့ ရလဒ်ဖြစ်ပါတယ်။
(4) Monitoring and Control (စောင့်ကြည့်စစ်ဆေးခြင်းနှင့် ထိန်းချုပ်ခြင်း)
စီမံကိန်းစောင့်ကြည့်ထိန်းချုပ်ခြင်းအဆင့်ထဲမှာဆိုရင်၊ ပရောဂျက်ရဲ့ အချိန်၊ ကုန်ကျစရိတ်နဲ့ စွမ်းဆောင်ရည်တွေကို အဆင့်တိုင်းမှာ နှိုင်းယှဉ်ပြီး စီမံကိန်းလုပ်ဆောင်မှုတွေ၊ အရင်းအမြစ်တွေကို လိုအပ်သလို ပြုပြင်ပြောင်းလဲမှုတွေ လုပ်ရပါတယ်။အဲဒီအရာတွေ လမ်းကြောင်းမှန်ပေါ် ရောက်အောင် စီစဉ်ရပါသေးတယ်။
ဒီအဆင့်ရဲ့ ရလဒ်တွေကတော့ ပရောဂျက်အစီအစဥ်တွေနဲ့ ကိုက်ညီမှုရှိစေဖို့နဲ့ ကြီးမားတဲ့ မှတ်ကျောက်တွေ၊ သတ်မှတ်ထားတဲ့ deadline အချိန် မိစေရန် အနှောက်အယှက်အတားဆီးတွေကို ကာကွယ်နိုင်ဖို့ ပရောဂျက်တိုးတက်မှု အစီရင်ခံစာ(progress reports)တွေနဲ့ အခြားဆက်သွယ်ရေးပုံစံတွေ ပါဝင်ပါတယ်။
(5)Closure or Completion (ပိတ်သိမ်းခြင်း (သို့) ပြီးမြောက်ခြင်း)
ပရောဂျက်ကို အပြီးသတ်တာ၊ ပရောဂျက်ရဲ့ လုပ်ငန်းဆောင်တာတွေကို ပြန်လည်သုံးသပ်တာနဲ့ အဲဒါတွေကို လုပ်ငန်းခေါင်းဆောင်ထံ ပြန်လည်လွှဲပြောင်းပေးတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်ကို ပရောဂျက်ပိတ်သိမ်းခြင်း အဆင့်လို့ခေါ်ပါတယ်။ ဒီအဆင့်မှာဆိုရင် အောင်ပွဲခံတာ နဲ့ ပြန်လည်သုံးသပ်တာတွေအတွက် အချိန်ယူလို့ရပါတယ်။
ဒီအဆင့်ရဲ့ရလဒ်တွေမှာတော့ နောက်နောင် အလားတူပရောဂျက်တွေမှာ အသုံးချနိုင်မယ့် ပရောဂျက်ရဲ့ရလဒ်တွေနဲ့ သင်ယူရရှိခဲ့အသိပညာတွေ ပါဝင်ပါတယ်။
ပရောဂျက်စီမံခန့်ခွဲတဲ့အခါမှာ ကြုံတွေ့ရလေ့ရှိတဲ့ အခက်အခဲစီမံခန့်ခွဲမှု(Risk Management) အကြောင်းကို ဆက်ပြီးဝေမျှချင်ပါတယ်။
အခက်အခဲစီမံခန့်ခွဲမှုဆိုတာက လိုချင်တဲ့ရလဒ်တွေကို သက်ရောက်မှုရှိစေနိုင်တဲ့ ပရောဂျက်တစ်ခုရဲ့ အခက်အခဲ (Risk) တွေကို ခွဲခြားသတ်မှတ်တာ၊ အကဲဖြတ်တာနဲ့ ကာကွယ်တာ ဒါမှမဟုတ် လျော့ပါးစေတာနဲ့ ဆိုင်တဲ့ အလေ့အကျင့်တစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ ပရောဂျက်မန်နေဂျာတွေဟာ ပေးထားတဲ့ ပရောဂျက်ရဲ့ သက်တမ်းတစ်လျှောက်လုံး အခက်အခဲစီမံခန့်ခွဲမှု လုပ်ငန်းစဉ်ကို ကြီးကြပ်ဖို့ ယေဘုယျအားဖြင့် တာဝန်ရှိပါတယ်။
အခက်အခဲစီမံခန့်ခွဲမှုလုပ်ငန်းစဉ် (Risk Management process) မှာပါတဲ့ အဆင့်တွေကတော့
🔼ကိုယ့်ပရောဂျက်အပေါ် သက်ရောက်မှုရှိနိုင်တဲ့ အခက်အခဲတွေကို ခွဲခြားသတ်မှတ်ပါ။
🔼ခြိမ်းခြောက်မှု ဒါမဟုတ် အခွင့်အလမ်းကို အပေါ်ကနေ မြင်အောင်ကြည့်နိုင်ပြီး ရရှိလာတဲ့ အခက်အခဲတစ်ခုစီကို ဖြေရှင်းရမယ့်သူအဖြစ် အဖွဲ့၀င်တစ်ဦးချင်းစီကို တာဝန်ပေးအပ်ပါ။ အချို့ ပရောဂျက်မန်နေဂျာတွေက အခက်အခဲတွေကို ခွဲခြမ်းစိတ်ဖြာတာ ဦးစားပေး သတ်မှတ်တာတွေ လုပ်ဆောင်ပြီးမှသာ ဖြေရှင်းရမယ့် တာဝန်ကို သတ်မှတ်ပေးချင်ပေမယ့်လည်း ဒီအဆင့်ကို စောစောစီးစီးလုပ်ဆောင်တာက အကျိုးရှိနိုင်ပါသည်။
🔼ပါ၀င်ပတ်သက်နေတဲ့ အချက်တွေနဲ့ ဖြစ်နိုင်ခြေရှိတဲ့ သက်ရောက်မှု(Impact)တွေကို အပြည့်အဝနားလည်ဖို့ အခက်အခဲတစ်ခုစီကို ပိုင်းခြားစိတ်ဖြာပါ။ ဒီအဆင့်မှာဆိုရင် စီမံကိန်းတစ်ခုလုံးမှာရှိတဲ့ အခက်အခဲတစ်ခုစီရဲ့ ပြင်းထန်မှုကို ခန့်မှန်းနိုင်ဖို့အတွက် ခြိမ်းခြောက်မှုတစ်ခုစီရဲ့ အတိမ်အနက်ကို သေချာစဉ်းစားဖို့လိုပါတယ်။
🔼အခက်အခဲတွေက ဖြစ်ပေါ်စေနိုင်တဲ့ သက်ရောက်မှု (Impact) တွေရဲ့ ပြင်းထန်မှုနဲ့ အရေးကြီးမှုအဆင့်အလိုက် စီမံကိန်းအခက်အခဲ (Project Risk) တွေကို ဦးစားပေးသတ်မှတ်ပါ။
🔼အခက်အခဲတွေ မဖြစ်အောင် သတိထားလုပ်ကိုင်တာမျိုး ဒါမဟုတ် ဖြစ်လာတယ်ဆိုရင်လဲ ထိခိုက်မှုအနည်းဆုံးဖြစ်စေဖို့ ကိုယ့်ရဲ့ အခက်အခဲစီမံခန့်ခွဲမှုဆိုင်ရာချဉ်းကပ်မှုပုံစံနဲ့အညီ သတ်မှတ်ထားတဲ့ အခက်အခဲတွေကို တုံ့ပြန်ဖြေရှင်းပါ။ ဒီအဆင့်မှာ တုံ့ပြန်မှုကို လုပ်ဆောင်တာအပြင် အရေးယူဆောင်ရွက်မှုလည်း ပါဝင်သင့်ပါတယ်။
🔼ကိုယ့်ရဲ့ အခက်အခဲစီမံခန့်ခွဲမှုဗျူဟာကို စောင့်ကြည့်ပြီး လိုအပ်သလို ပြောင်းလဲမှုတွေ ပြုလုပ်ပါ။
အခက်အခဲစီမံခန့်ခွဲမှု လုပ်ငန်းစဉ်မှာတော့ ရှင်းလင်းပြတ်သားတဲ့ အဆင့်တွေ ရှိနေပေမယ့်လည်း၊ ဒါတွေက စိတ်ကူးယဉ်ဆန်ဆန်နဲ့ပဲ အမြန်ဆုံးလုပ်ဆောင်ဖို့ ကြိုးစားအားထုတ်ရတာတွေ ဖြစ်သွားပါတယ်။ အားလုံးကို ခြုံကြည့်လိုက်မယ်ဆိုရင်၊ အခက်အခဲရဲ့ သဘောသဘာဝကို အစကတည်းက ကြိုတင်မှန်းဆလို့မရပါဘူး။ ပရောဂျက်မန်နေဂျာတွေက ပေးထားတဲ့ ပရောဂျက်တစ်လျှောက် အပြောင်းအလဲတွေကို စဉ်ဆက်မပြတ် လိုက်လျောညီထွေဖြစ်အောင် သွက်လက်မှုနှင့် စည်းကမ်းရှိဖို့ လိုအပ်ပါတယ်။
References- https://kissflow.com/project/project-management-basics/