“အချိန် စီမံခန့်ခွဲမှု” ဆိုသည်မှာ သင်၏ အချိန်ကို အလုပ်တာဝန်များနှင့် အံဝင်ခွင်ကျဖြစ်အောင် စနစ်တကျ စီစဉ်သည့် လုပ်ငန်းစဉ်ဖြစ်သည်။ ကောင်းမွန်သော အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုကို လုပ်ဆောင်သည့်အခါ အဓိကအားဖြင့် လုပ်ဆောင်မှု (action) အဆင့်မှ ရလဒ် (Result) အဆင့်သို့ ရောက်ဖို့လိုသည်။ အလုပ်များ ခြင်းသည် အချိန်ကို စနစ်တကျ စီမံခန့်ခွဲမှု မဟုတ်ပေ။ တိုးတက်လိုသူတစ်ဦးအနေဖြင့် ရှိရမည့်အရေးကြီးသော အရည်အချင်းတစ်ခုမှာ အချိန်စီမံခန်ခွဲမှုပင်ဖြစ်သည်။ အချိန်စီမံခန်ခွဲမှုဆိုသည်မှာ တစ်ရက်တာအချိန် ၂၄ နာရီကို အကျိုးရှိစွာ အသုံးပြုခြင်းကို ရည်ညွှန်းခြင်းဖြစ်သည်။
ပထမဦးစွာ အောက်ပါမေးခွန်းများဖြင့် အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု အလေ့အထကို ပြန်လည်စဉ်းစားသုံးသပ်ကြည့်ပါ။
- သင်လုပ်ဆောင်ရမည့်တာဝန်များကို အချိန်မီပြီးဆုံးအောင် ဆောင်ရွက်ပါသလား။
- သင်လုပ်ဆောင်ရမည့် အရာများကို ရေးသားခြင်း၊ စာရွက်ပေါ်တွင် သိမ်းဆည်းထားခြင်း၊ မှတ်တမ်းတွင် ရေးမှတ်ထားခြင်းများ ပြုလုပ်ခြင်းထက် ဦးနှောက်ထဲတွင်သာ မှတ်သားထားပါသလား။
- သင်သည် လုပ်ဆောင်ရမည့်အလုပ်များကို ပြက္ခဒိန်ရေးဆွဲလုပ်ဆောင်တတ်ပါသလား။
- စာမေးပွဲဖြေဆိုရန်အတွက် အချိန်ဇယားရေးဆွဲပြီး စာလေ့လာပါသလား။
- သင်စာလေ့လာရန် (သို့) အလုပ်လုပ်ရန် ပြင်ဆင်သည့် အချိန်တွင် မည်သည့်အရာကို လုပ်ဆောင်မည် ဆိုတာကို အတိအကျသိရှိနေပါသလား။
- လုပ်ဆောင်ရမည့် အရာများကို အချိန်နီးကပ်မှ လုပ်ဆောင်ပါသလား။
- သင်သည်များသောအားဖြင့် အချိန်မှန်သူ တစ်ဦး ဖြစ်ပါသလား။
- တစ်ချိန်တည်းတွင် လုပ်ဆောင်ရမည့်တာဝန်များ တစ်ခုထက်မက လုပ်ဆောင်တတ်ပါသလား။
ကောင်းမွန်သော အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုတွင် အဓိကပါဝင်သောအချက်များ
အချိန်စီမံခန်ခွဲမှု၏ အခြေခံယူဆချက်မှာ မိမိတွင်ရှိသော အချိန်အတိုင်းအတာအတွင်း အတတ်နိုင်ဆုံး အလုပ်များများပြီးအောင် လုပ်ဆောင်နိုင်ဖို့ ဖြစ်ပါသည်။ ကောင်းမွန်သော အချိန်စီမံခန်ခွဲမှုတွင် အဓိကပါဝင်သော အချက်များ မှာ-
- ရှင်းလင်းသော မျှော်မှန်းချက်ရှိခြင်း။
- ဦးစားပေးအရာများကို သိရှိခြင်း။
- အချိန်၏တန်ဖိုးကို နားလည်ခြင်း။
- အလုပ်ပြီးမြောက်ရမည့်အချိန်ကို ကန့်သတ်ထားရှိခြင်း။
- လုံလောက်သော အနားယူချိန်ရှိခြင်း။
- အာရုံစူးစိုက်မှု အကောင်းဆုံးအချိန်တွင်ခက်ခဲသော လုပ်ငန်းတာဝန်များကို ဆောင်ရွက်ခြင်း။
- အချိန်ဆွဲခြင်းကို တွန်းလှန်ခြင်း
အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု ၏ 4Ds က ဘာတွေလဲ။
အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု၏ 4Ds သည် စီမံကိန်းတစ်ခုကို သတ်မှတ်ထားသော အချိန်အတွင်း ပြီးစီးနိုင်မှု ရှိမရှိ သုံးသပ်နိုင်ရန် သတ်မှတ်ထားသော နည်းဗျူဟာတစ်ခုဖြစ်သည်။ အောက်ပါနည်းလမ်းများဖြင့် လုပ်ငန်းတစ်ခု (သို့) စီမံကိန်းတစ်ခု၏ အလုပ်တာဝန်များကို သတ်မှတ်ထားသော အချိန်အတွင်း ပိုမိုထိရောက်စွာ စီမံနိုင်ပြီး သင့်အတွက်အရေး အကြီးဆုံး လုပ်ငန်းစဉ်များကို အဓိက အာရုံစိုက်နိုင်မည်ဖြစ်သည်။
အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု ၏ 4Ds တွေကတော့
Do – ချက်ချင်ပြီးမြောက်နိုင်မည့်အလုပ်များဦးစားပေးလုပ်ဆောင်ခြင်း
Defer (Delay) – ချက်ချင်းဆောင်ရွက်ရန်မလိုအပ်သောအလုပ်များကိုဆက်လက်ဆောင်ရွက်နိုင်ရန်စီမံထားခြင်း
Delegate – လူမှန်အလုပ်မှန်တာဝန်မျှဝေသတ်မှတ်ပေးခြင်း
Delete (Drop) – မလိုအပ်သောအလုပ်မလုပ်ခြင်း
Do – ပြုလုပ်ခြင်း။
Do ဆိုလိုသည်မှာ – အခုလတ်တလောအချိန်အတွင်း အရေးတကြီးဆောင်ရွက်ရန် လိုအပ်သော (urgent and important) အလုပ်များကို ချက်ချင်းဆောင်ရွက်ရမည်။ ထို့ပြင် အရေးကြီးပြီး ချက်ချင်း ဆောင်ရွက်နိုင်သော၊ အချိန်အနည်းငယ်အတွင်း ပြီးစီးအောင် လုပ်နိုင်သော အလုပ်ငယ်(small tasks) များကိုလည်း အချိန်မဆွဲဘဲ အောင်မြင်အောင် ဆောင်ရွက်သင့်သည်။ ထိုသို့ သေးငယ်သော အလုပ်များကို ပုံကြီး ချဲ့မထားပါနှင့်။ ချက်ချင်းပြီးအောင်လုပ်ပါ။ ဥပမာအားဖြင့် အရေးကြီးသောအီးမေလ်းအကြောင်းပြန်ကြားခြင်း၊ ဖုန်းဖြင့်အကြောင်းပြန်ကြားခြင်း၊ အစီရင်ခံစာပရင့်ထုတ်ခြင်း စသည့်အချိန်တိုအတွင်း ဆောင်ရွက်ရန်လိုသော အလုပ်များပြီးအောင် ဆောင်ရွက်ရမည်။
Defer (Delay) – နှောင့်နှေးစေခြင်း။
Defer ဆိုသည်မှာ အလုပ်များသည် အခုချက်ချင်း လုပ်ဖို့မလိုအပ်သော်လည်း မဖြစ်မနေ လုပ်ရန်လိုအပ်သော (not urgent but important) အလုပ်များကို ဆိုလိုသည်။ ချက်ချင်း အလောတကြီး (urgent & important) ပြုလုပ်ရမည့် အလုပ်များပြီးစီးသည့်အခါ ယခုအလုပ်များကို လုပ်ဆောင်နိုင်စေရန် အချိန်စာရင်းများနှင့် စီစဉ်ထားခြင်းကို ဆိုလိုသည်။ ဥပမာအားဖြင့် နောက်လုပ်မည့်ပရောဂျက်ဆိုင်ရာ idea များပြုစုခြင်း၊ ချက်ချင်းအကြောင်းပြန်ရန်မလိုသော အီးမေလ်းများ အကြောင်းပြန်ကြားနေခြင်းများကို မလုပ်ဆောင်ဘဲ ရှောင်းရှားခြင်းကိုဆိုလိုသည်။
Delegate – တာဝန်များကိုခွဲဝေဆောင်ရွက်ခြင်း။
Delegate ဆိုသည်မှာ အရေးကြီးသော လုပ်ငန်းများဖြစ်ပြီး အချိန်မီ(Deadlineအမီ) ပြီးစီးရန် လူမှန်၊ အလုပ်မှန် တာဝန်ခွဲဝေသတ်မှတ်ပေးခြင်း၊ တာဝန်ခွဲဝေရာတွင် အလုပ်တာဝန်အနည်းအများပေါ်မူတည်ပြီး တာဝန်သတ်မှတ်ပေးခြင်းများကို ဆောင်ရွက်ရမည်။ ဥပမာအားဖြင့် ရလဒ်တစ်ခုကိုအကောင်အထည်ဖော်ရန် တူညီသောအချိန်၊ ငွေ၊ အရင်းအမြစ်အသုံးချနိုင်သူကို တာဝန်ပေးအပ်ခြင်း။
Delete (Drop) – ဖျက်သိမ်းခြင်း။
မလိုအပ်သော အလုပ်များ ၊ အကျိုးမဖြစ်ထွန်းသော အစည်းအဝေးများ စသော အချိန်ဖြုန်းတီးမှုကိုသာ ဖြစ်စေသည့်အရာများကို သင့်အချိန်ဇယားမှ ဖယ်ထုတ်ပစ်ခြင်းဖြစ်သည်။
4Ds သည် အဘယ်ကြောင့်အရေးကြီး သနည်း။
စီမံကိန်းများနှင့် လုပ်ဆောင်ဖို့ လူများကိုစနစ်ကျစွာ စီမံထားရှိစေရန်၊ အမှန်တကယ်အရေးကြီးသော အရာများ ကို အာရုံစိုက်နိုင်ရန်အတွက် စဉ်ဆက်မပြတ် လုပ်ဆောင်ရမည့် နည်းစနစ်များ ကိုအသုံးပြု ရမည်ဖြစ်သည်။ ဒီနည်းလမ်းတွေက အမှန်တကယ်အရေးကြီးသော အရာများကို အာရုံစိုက်ဖို့ ကူညီပေးမည် ဖြစ်သည်။ဒါ့အပြင် မိမိအမြဲ စိုးရိမ်နေရသည့် လုပ်ငန်း အရေအတွက်ကို လျှော့ချပေးပြီး အချိန်စာရင်းကိုလည်း မရှုပ်ထွေးစေတော့ပါဘူး။ ဒီနည်းလမ်း တွေက မိမိ၏ တစ်နေ့တာကို ပိုမိုအာရုံစိုက်နိုင်ရန် စိတ်ပိုင်းဆိုင်ရာ စွမ်းအင်ကိုပေးသည့်အပြင် ဆုံးဖြတ်ချက်ချခြင်းကိုလည်း အထောက်အကူပြုသောကြောင့် လက်တွေ့ အသုံးပြုရန် အရေးကြီးပါသည်။
၂၁ရာစုသည် ဒီဂျစ်နည်းပညာခေတ်ဖြစ်သည့် အားလျော်စွာ ဒီဂျစ်တယ်ကိရိယာများနှင့် ချိတ်ဆက်ပြီး သင့်အချိန်ကို အလွယ်တကူ စီမံခန့်ခွဲနိုင်သည်။ မိမိ၏ စွမ်းဆောင်ရည်များကို တိုင်းတာနိုင်သော ဒီဂျစ်တယ်ကိရိယာများကို အသုံးပြုခြင်းသည် ကောင်းမွန်သော နည်းလမ်းတစ်ခုဖြစ်ပါသည်။
Video
How I Manage My Time – 10 Time Management Tips
Timeboxing: Elon Musk’s Time Management Method