အချိန်စီမံခန့် ခွဲမှုဆိုတာဘာလဲ
“အချိန် စီမံခန့်ခွဲမှု” ဆိုတာဟာ သင့်ရဲ့ အချိန်ကို တနေ့တာ ဆောင်ရွက်ရန်ရှိတဲ့ သင်ယူခြင်းလုပ်ငန်းများ၊ အလုပ်တာဝန်များ၊ လူမှုရေးလုပ်ငန်းများနှင့် မိသာစုတာဝန်များကို အံဝင်ခွင်ကျဖြစ်အောင် ပြီးမြောက်အောင် စနစ်တကျ စီစဉ်တဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်ဖြစ်ပါတယ်။ ကောင်းမွန်တဲ့ အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုတွေကို လုပ်ဆောင်တဲ့အခါ အဓိကအားဖြင့် လုပ်ဆောင်မှု (action) အဆင့်မှ ရလဒ် (Result) အဆင့်သို့ ရောက်ဖို့လိုပါတယ်။ အလုပ်များ ခြင်းဟာ အချိန်ကို စနစ်တကျ စီမံခန့်ခွဲမှု မဟုတ်ပါ။ တိုးတက်လိုသူတစ်ဦးအနေနဲ့ ရှိသင့်တဲ့ အရေးကြီးတဲ့ အရည်အချင်းတစ်ခုကတော့ အချိန်စီမံခန်ခွဲမှုပဲဖြစ်ပါတယ်။ အချိန်စီမံခန်ခွဲမှုဆိုတာ တစ်ရက်တာအချိန် ၂၄ နာရီကို အကျိုးရှိစွာ အသုံးပြုခြင်းကို ရည်ညွှန်းခြင်းဖြစ်ပါတယ်။
ပထမဦးစွာ အောက်ပါမေးခွန်းများဖြင့် မိမိရဲ့ အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု အလေ့အထကို ပြန်လည်စဉ်းစား သုံးသပ်ကြည့်ပါ။
- သင်လုပ်ဆောင်ရမယ့် တာဝန်တွေ ကို အချိန်မီပြီးဆုံးအောင် ဆောင်ရွက်ပါသလား။
- သင်လုပ်ဆောင်ရမယ့် အရာတွေကို ရေးသားခြင်း၊ စာရွက်ပေါ်တွင် သိမ်းဆည်းထားခြင်း၊ မှတ်တမ်းတွင် ရေးမှတ်ထားခြင်းတွေ ပြုလုပ်ခြင်းထက် ဦးနှောက်ထဲတွင်သာ မှတ်သားထားပါသလား။
- သင် လုပ်ဆောင်ရမယ့် အလုပ်တွေကို ပြက္ခဒိန်ရေးဆွဲလုပ်ဆောင်တတ်ပါသလား။
- စာမေးပွဲဖြေဆိုဖို့အတွက် အချိန်ဇယားရေးဆွဲပြီး စာလေ့လာပါသလား။
- သင်စာလေ့လာရန် (သို့) အလုပ်လုပ်ရန် ပြင်ဆင်တဲ့ အချိန်မှာ ဘယ်အရာကို လုပ်ဆောင်မယ် ဆိုတာကို အတိအကျသိရှိနေပါသလား။
- လုပ်ဆောင်ရမယ့် အရာတွေကို အချိန်နီးကပ်မှ လုပ်ဆောင်ပါသလား။
- သင်ဟာ များသောအားဖြင့် အချိန်မှန်သူ တစ်ဦး ဖြစ်ပါသလား။
- တစ်ချိန်တည်းမှာ လုပ်ဆောင်ရမည့်တာဝန်တွေကို တစ်ခုထက်မက လုပ်ဆောင်တတ်ပါသလား။
ကောင်းမွန်သော အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုတွင် အဓိကပါဝင်သောအချက်များ
အချိန်စီမံခန်ခွဲမှု၏ အခြေခံယူဆချက်မှာ မိမိတွင်ရှိသော အချိန်အတိုင်းအတာအတွင်း အတတ်နိုင်ဆုံး အလုပ်များများပြီးအောင် လုပ်ဆောင်နိုင်ဖို့ ဖြစ်ပါတယ်။ ကောင်းမွန်တဲ့ အချိန်စီမံခန်ခွဲမှုတွင် အဓိကပါဝင်သော အချက်တွေကတော့ –
- ရှင်းလင်းသော မျှော်မှန်းချက်ရှိခြင်း။
- ဦးစားပေးအလုပ်များကို သိရှိခြင်း။
- အချိန်၏တန်ဖိုးကို နားလည်ခြင်း။
- အလုပ်ပြီးမြောက်ရမည့်အချိန်ကို ကန့်သတ်ထားရှိခြင်း။
- လုံလောက်သော အနားယူချိန်ရှိခြင်း။
- အာရုံစူးစိုက်မှု အကောင်းဆုံးအချိန်တွင်ခက်ခဲသော လုပ်ငန်းတာဝန်များကို ဆောင်ရွက်ခြင်း။
- အချိန်ဆွဲခြင်းကို တွန်းလှန်ခြင်း
အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု ၏ 4Ds က ဘာတွေလဲ။
အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု၏ 4Ds ဆိုတာ လုပ်ငန်းတစ်ခုကို သတ်မှတ်ထားသော အချိန်အတွင်း ပြီးစီးနိုင်မှု ရှိမရှိ သုံးသပ်နိုင်ရန် အသုံးချသော နည်းဗျူဟာတစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ လုပ်ငန်းတစ်ခု (သို့) စီမံကိန်းတစ်ခုရဲ့ အလုပ်တာဝန်များကို သတ်မှတ်ထားသော အချိန်အတွင်း ပိုမိုထိရောက်စွာ စီမံနိုင်ရန် နှင့် သင့်အတွက် အရေး အကြီးဆုံး လုပ်ငန်းစဉ်များကို အဓိက အာရုံစိုက်ဆောင်ရွက်နိုင်ရန် 4Ds နည်းဗျူဟာကို အသုံးချနိုင်ပါတယ်။
အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု ၏ 4Ds တွေကတော့
Do – ချက်ချင်ပြီးမြောက်နိုင်မည့်အလုပ်များဦးစားပေးလုပ်ဆောင်ခြင်း
Defer (Delay) – ချက်ချင်းဆောင်ရွက်ရန်မလိုအပ်သောအလုပ်များကိုဆက်လက်ဆောင်ရွက်နိုင်ရန်စီမံထားခြင်း
Delegate – တာဝန်များကိုခွဲဝေဆောင်ရွက်ခြင်း
Delete (Drop) – မလိုအပ်သောအလုပ်မလုပ်ခြင်း
Do – ပြုလုပ်ခြင်း။
Do ဆိုလိုသည်မှာ – အခုလတ်တလောအချိန်အတွင်း အရေးတကြီးဆောင်ရွက်ရန် လိုအပ်သော အလုပ်များကို ချက်ချင်းဆောင်ရွက်ခြင်းဖြစ်သည်။ ထို့ပြင် အရေးကြီးပြီး ချက်ချင်း ဆောင်ရွက်နိုင်သော၊ အချိန်အနည်းငယ်အတွင်း ပြီးစီးအောင် လုပ်နိုင်သော အလုပ်ငယ် (small tasks) များကိုလည်း အချိန်မဆွဲဘဲ ပြီးမြောက်အောင် ဆောင်ရွက်ခြင်းဖြစ်ပါတယ်။ ဒီလို သေးငယ်တဲ့ အလုပ်များကို အချိန်မဆွဲမထားပါနဲ့။ ချက်ချင်းပြီးအောင်လုပ်ပါ။ ဥပမာအားဖြင့် အရေးကြီးတဲ့အီးမေလ်းများကို အကြောင်းပြန်ကြားခြင်း၊ ဖုန်းဖြင့်အကြောင်းပြန်ကြားခြင်း၊ လာမယ့် ၁နာရီအတွင်း ပေးပို့ရန်ရှိသည့် အစီရင်ခံစာများပရင့်ထုတ်ခြင်း စတဲ့ အချိန်တိုအတွင်း ဆောင်ရွက်ရန်လိုသော အလုပ်များပြီးအောင် ဆောင်ရွက်ခြင်း ကိုဆိုလိုပါတယ်။
Defer (Delay) – နှောင့်နှေးစေခြင်း။
အခုချက်ချင်း လုပ်ဖို့မလိုအပ်သော်လည်း မဖြစ်မနေ လုပ်ရန်လိုအပ်သော (not urgent but important) အလုပ်များကို ဆိုလိုပါတယ်။ ချက်ချင်း အလောတကြီး (urgent & important) ပြုလုပ်ရမယ့် အလုပ်တွေပြီးစီးတဲ့အခါ ယခုအလုပ်များကို လုပ်ဆောင်နိုင်စေရန် အချိန်စာရင်းများနဲ့ စီစဉ်ထားခြင်းကို ဆိုလိုပါတယ်။ ဥပမာအားဖြင့် နောင်တွင်အကောင်အထည်ဖော်မယ့် ပရောဂျက်ဆိုင်ရာ idea များပြုစုခြင်း၊ ချက်ချင်း အကြောင်း ပြန်ရန်မလိုသော အီးမေလ်းများ အကြောင်းပြန်ကြားနေခြင်းများကို မလုပ်ဆောင်ဘဲ ရှောင်းရှားခြင်းကိုဆိုလိုပါတယ်။
Delegate – တာဝန်များကိုခွဲဝေဆောင်ရွက်ခြင်း။
Delegate ၏ ဆိုလိုရင်းမှာ အရေးကြီးသော လုပ်ငန်းများ အချိန်မီ(Deadlineအမီ) ပြီးစီးရန် လူမှန်၊ အလုပ်မှန် တာဝန်ခွဲဝေသတ်မှတ်ပေးခြင်း၊ တာဝန်ခွဲဝေရာတွင် အလုပ်တာဝန်အနည်းအများပေါ်မူတည်ပြီး တာဝန်သတ်မှတ်ပေးခြင်းများကို ဆိုလိုပါတယ်။ ဥပမာအားဖြင့် အစီရင်ခံစာတစ်ခုကို ၃ နာရီအတွင်း အပြီးရေးသာရးမယ်ဆိုပါစို့။ ယခင်အစီရင်ခံစာရေးသားဖူးသူ၊ အစီရင်ခံစာတွင်ပါဝင်ရမယ့် ကြောင်းအရာတွေ ကိုလည်း နှံ့နှံ့စပ်စပ်သိသူ၊ ကွန်ပျူတာစာစီစာရိုက်တွင်ပါ ကျွမ်းကျင်သူ စတဲ့သူမျိုးကို တာဝန်ပေးအပ်ခြင်းဖြစ်ပါတယ်။
Delete (Drop) – ဖျက်သိမ်းခြင်း။
မလိုအပ်သော အလုပ်များ ၊ အကျိုးမဖြစ်ထွန်းသော အစည်းအဝေးများ စသော အချိန်ဖြုန်းတီးမှုကိုသာဖြစ်စေတဲ့ အရာများကို သင့်အချိန်ဇယားမှ ဖယ်ထုတ်ပစ်ခြင်းဖြစ်ပါတယ်။
4Ds သည် အဘယ်ကြောင့်အရေးကြီး သနည်း။
အလုပ်နှင့်အချိန် စီမံခန့်ခွဲမှုတွင် 4Ds ကိုအသုံးချခြင်းဖြင့် စီမံကိန်းများနှင့် အလုပ်များတွင် လူမှန်နေရာမှန် စီမံနိုင်ပြီး၊ အမှန်တကယ်အရေးကြီးသော အလုပ်များ ကို အာရုံစိုက် အချိန်မီ ပြီးမြောက်အောင် ဆောင်ရွက်နိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။ 4Ds ဗျူဟာက အမှန်တကယ်အရေးကြီးတဲ့ အလုပ်တွေကို အာရုံစိုက်ဖို့ ကူညီပေးမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် မိမိအမြဲ စိတ်ပူပန်ရနိုင်တဲ့ လုပ်ငန်း အရေအတွက်ကို လျှော့ချပေးပြီး အချိန်စာရင်းကိုလည်း မရှုပ်ထွေးစေနိုင်တော့ပါ။ ဒါ့အပြင် မိမိ ရဲ့တစ်နေ့တာကို ပိုမိုအာရုံစိုက်နိုင်ရန် စိတ်ပိုင်းဆိုင်ရာ စွမ်းအင်ကိုပေးတဲ့အပြင် ဆုံးဖြတ်ချက်ချခြင်းကိုလည်း အထောက်အကူပြုတာကြောင့် လက်တွေ့ အသုံးပြုရန် အရေးကြီးပါတယ်။
၂၁ ရာစုက ဒီဂျစ်နည်းပညာခေတ်ဖြစ်တဲ့ အားလျော်စွာ ဒီဂျစ်တယ်ကိရိယာတွေနဲ့ ချိတ်ဆက်ပြီး သင့်အချိန်ကို အလွယ်တကူ စီမံခန့်ခွဲနိုင်ပါတယ်။ ဥပမာ google calendar, notion, github စတဲ့ digital tools တွေကိုအသုံးပြုပြီး မိမိရဲ့ အချိန် နဲ့ အလုပ်တွေကို ကောင်းစွာ စီမံခန့်ခွဲ နိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။
Video
How I Manage My Time – 10 Time Management Tips
Timeboxing: Elon Musk’s Time Management Method